Benefícios da gestão de projetos para o setor público

Um dos fatores decisivos na fluidez dos processos e no atingimento de objetivos nas empresas é a gestão de projetos feita de maneira efetiva. No setor público, onde o volume de processos e interdependências é grande, a necessidade de uma boa gestão de projetos é ainda mais evidente.

Além disso, qualificar os profissionais do setor público acerca das metodologias e ferramentas da gestão de projetos pode otimizar a prestação de serviços à sociedade. Por isso, no artigo a seguir vamos explicar um pouco mais sobre os ganhos que a gestão de projetos pode proporcionar a esse setor.

Então continue a leitura do artigo para saber mais

Gestão de projetos e o setor público

Primeiramente, antes de falar sobre os benefícios da gestão de projetos para o setor público, primeiro é necessário entender os dois conceitos. A gestão de projetos consiste em uma série de práticas, metodologias e ferramentas que visam atingir uma série de objetivos específicos em um intervalo definido de tempo.

Do ponto de vista operacional, a gestão de projetos permite ter maior fluidez e controle dos processos internos da empresa, além de garantir o atingimento dos resultados esperados. Por ser um modelo versátil e adaptável, a gestão de projetos pode ser aplicada em empresas de todos os portes, independentemente do setor de atuação.

No setor público, a gestão de projetos é um elemento essencial para a qualidade da prestação de serviços ao cidadão. Isso porque em órgãos da esfera pública existe uma grande quantidade de processos não só internos, mas que às vezes também dependem da atuação de outros órgãos trabalhando em conjunto.

Consequentemente, esse fator cria uma demanda por planejamentos, estratégias e ações de fato efetivas. Por isso, a relação entre prazos, orçamentos e recursos precisam fazer parte do escopo desses projetos, que no setor público geralmente são muitos e simultâneos.

Sabendo disso, uma dos pontos-chave para uma boa gestão de projetos está na qualificação do corpo profissional nesses órgãos. Sendo assim, cursos, treinamentos, workshops e qualificações baseadas na gestão de projetos são parte essencial da implementação desse modelo em empresas e órgãos da esfera pública.

Dito isso, como aplicar esses conceitos na prática? A seguir você confere 3 das metodologias mais comuns na gestão de projetos e os seus benefícios.

Metodologias ágeis e gestão de projetos

Agora que vimos a importância da gestão de projetos no setor público, fica a dúvida sobre como é feita a aplicabilidade desse conceito na prática. Atualmente, existe uma série de metodologias adaptáveis a diferentes realidades e objetivos nas organizações.

A escolha da metodologia correta vai depender de uma série de fatores internos e externos ao órgão público, que vão desde recursos disponíveis à flexibilidade da gestão. Mesmo que não exista uma metodologia universal, existem métodos versáteis que dão apoio à gestão de projetos.

Essa é a proposta das chamadas metodologias ágeis, que tem como objetivo agilizar o trabalho e organizar projetos de acordo com escopo definido. Muitas dessas metodologias são inclusive utilizadas como forma de gerir projetos em etapas ou até mesmo como um todo.

Apesar de serem básicas e introdutórias à gestão de projetos, essas metodologias podem ajudar a construir a base para a mudança cultural e o uso de metodologias mais complexas e adaptadas à realidade dos serviços públicos.

Confira a seguir 3 metodologias ágeis comumente utilizadas na gestão de projetos.

1. SCRUM

O Scrum é uma das metodologias ágeis mais conhecidas e praticadas no mercado por conta da sua versatilidade e aplicabilidade a diferentes tipos de projeto. Em resumo, o Scrum divide o projeto em pequenos ciclos, chamados de sprints, que definem um período de tempo curto para a execução de etapas do projeto.

Dentre as vantagens do Scrum está a sua aplicabilidade a diferentes tipos de projetos e tamanhos de equipe. Essa metodologia também ajuda a identificar problemas com maior facilidade, uma vez que foca de forma mais específica nas tarefas de cada sprint e possui atualizações mais rápidas em torno do status do projeto.

Por fim, a execução do Scrum depende da figura central do Scrum Master, um profissional responsável por gerir o projeto, convocando as reuniões, organizando os sprints e verificando a fluidez na execução das tarefas dentro dos prazos.

2. Kanban

Outra metodologia ágil amplamente conhecida é o Kanban, que assim como o Scrum visa dividir o projeto em pequenas etapas. No entanto, o foco do Kanban é operacional, nas tarefas em si do que necessariamente a gestão do projeto como um todo.

Basicamente, o Kanban se baseia na construção de um quadro de progresso, no qual são listadas as diferentes tarefas e atividades do projeto. Geralmente, o quadro divide as tarefas em três status distintos: “a fazer”, “fazendo” e “feito”, como forma de controlar o andamento do projeto.

Hoje, existem softwares de controle que ajudam a fazer o Kanban de uma forma mais efetiva e automatizada, como é o caso de ferramentas como Trello e Monday.com. Os benefícios dessa metodologia para a função pública são diversos, a começar pela organização de processos interdependentes e seus requisitos, por exemplo.

3. Guia PMBOK

Sigla para Project Management Body of Knowledge, o PMBOK é um guia com boas práticas para a gestão de projetos. Para tanto, o guia define um ciclo de vida de projeto dividido em 5 etapas principais:

• Início
• Planejamento
• Execução
• Monitoramento
• Encerramento

Cada etapa do ciclo de vida possui suas próprias particularidades e a metodologia é constantemente atualizada. O objetivo do guia PMBOK é dar uma dimensão do escopo geral do projeto ao mesmo tempo que identifica e soluciona as principais questões que surgem em um projeto, desde sua concepção até o seu encerramento.

Todas as informações sobre a metodologia podem ser encontradas no livro “Um guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (guia PMBOK)”.

Benefícios

Conforme vimos no tópico anterior, as metodologias de gestão de projetos são diversas e podem variar de acordo com a realidade de cada organização. Novamente, esses modelos oferecem uma base para uma gestão de projetos eficiente, mas que necessitam de outras metodologias mais aprofundadas e aplicadas em alinhamento com cada caso.

Por outro lado, os benefícios são universais e podem beneficiar qualquer empresa que implemente esses métodos de forma inteligente e estratégica.

Para a gestão pública não é diferente: esses benefícios vão além de simplesmente melhorar a fluidez dos projetos nesses órgãos, podendo transformar positivamente até o clima organizacional.

Esses benefícios incluem:

Assertividade nos prazos

Sabemos que o cumprimento de prazos pode ser um desafio no setor público, sobretudo por conta da burocracia e da quantidade de processos envolvida. Como resultado, é possível ter mais agilidade e rapidez no atendimento à sociedade, otimizando a qualidade do serviço prestado.

Redução de custos

Processos operacionais mais ágeis, organizados e bem estruturados não geram retrabalho, reduzindo os custos para o órgão público. Além disso, a adoção de uma gestão de projetos eficiente evita o gasto de recursos financeiros, de tempo e de pessoal

Excelência operacional

Para além da melhoria dos processos internos, uma gestão de projetos eficiente também beneficia os órgãos públicos do ponto de vista operacional. Como pessoas qualificadas e que tenham noção de escopo e execução de projetos, a tendência é que tanto os processos operacionais quanto de gestão sejam otimizados.

Mudança de cultura

A cultura organizacional também é beneficiada, uma vez que a gestão de projetos incentiva uma cultura de colaboração e organização. Para o setor público, que lida com um grande volume de demandas, mudanças positivas no clima podem ajudar a melhorar relações entre o time interno, o órgão e o cidadão atendido.

Curso de gestão de projetos IEL

No IEL você conta com um curso completo de gestão de projetos para se qualificar e estar preparado para os desafios profissionais do futuro. No curso você encontra mais de 80 horas de conteúdo sobre gestão de projetos, em uma plataforma 100% EAD.

Nossos cursos possuem conteúdo aprofundado e metodologias que se aplicam aos órgãos e empresas públicas, alternando conteúdo e prática. Além de um conteúdo completo e atualizado, com foco na realidade e nas práticas do mercado.

Além disso, você ainda conta com módulos direcionados à gestão de projetos aplicadas à realidade do setor público em conteúdos como:

• Fundamentos de gestão de projetos;
• Gestão de Projetos no Setor Público;
• Mudança de Cultura com Gestão de Projetos;
• Metodologias de Gestão de Projetos;
• Aplicação de Gestão de Projetos.

O curso é aberto a todo o público e conta com diversas vantagens:

• 100% EAD;
• 6 meses para finalização;
• 80 horas de conteúdo.

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