Programa 5S: descubra como ele pode ajudar sua empresa

Diagnosticar uma empresa acerca de seus processos e definir diretrizes não é um processo simples, cujas ações exigem maturidade de gestão. Nesse sentido, o Programa 5S é uma metodologia que pode ajudar essas empresas a entenderem pilares essenciais ao ambiente organizacional, além da avaliação dessas ações.

Por isso, no artigo a seguir você verá como funciona o Programa 5S em detalhes, da base da metodologia até as vantagens desse modelo. Então, se você deseja conhecer os benefícios e como os 5S funcionam na prática, acompanhe o artigo até o final para saber mais!

O Programa 5S

A organização é um pilar central em qualquer empresa moderna, isso porque tudo depende dela: processos, estratégias, ações, além da estrutura física e de pessoal. O Programa 5S oferece uma proposta que visa organizar as empresas, proporcionando além da organização mais produtividade e processos mais otimizados, além de proporcionar um ambiente de trabalho mais seguro, agradável e motivador.

Mas o que é o Programa 5S?

O 5S é uma metodologia que tem origem japonesa e que foi criado com o objetivo de criar empresas mais organizadas, limpas e eficientes. Para isso, o programa tem como base 5 pilares essenciais, que no Brasil são conhecidos como os 5 sensos:

• Seiri: o senso de utilização
• Seiton: o senso de ordenação
• Seiso: o senso de limpeza
• Seiketsu: o senso de saúde e padronização
• Shitsuke: o senso de autodisciplina

Esse modelo japonês foi criado no século passado para ser adaptável a todo tipo de empresa como uma maneira de transformar o ambiente e a estrutura dessas organizações. Esse modelo deu muito certo no Japão, o que fez com que o Programa 5S passasse a ser implementado nas empresas do mundo todo até os dias de hoje.

Atualmente, alguns especialistas também chamam o 5S de “Housekeeping”, como uma forma de adaptação do programa às empresas ocidentais com algumas diferenças em relação ao programa original. No entanto, mesmo nesses casos, a essência do Programa 5S se mantém e ele continua relevante não só de um ponto de vista estrutural como também estratégico.

Dito isso, como fica a aplicação do 5S nas empresas brasileiras? No tópico a seguir, discutiremos um pouco melhor sobre como funciona a implementação do Programa 5S nas empresas de forma prática.

Como funciona o 5S na prática

Agora que você já viu o que é o Programa 5S, talvez surja a dúvida: mas como esse programa pode ser implementado nas empresas? Conforme vimos no tópico anterior, esse modelo é aplicável a diferentes empresas, independentemente do setor de atuação ou do porte.

A seguir, você confere como cada senso do Programa 5S funciona na prática e como isso se aplica nas empresas.

1. Utilização

O senso da utilização (seiri) se baseia na dimensão que a empresa tem dos recursos e insumos que utiliza, evitando desperdícios e exageros. O objetivo desse senso é utilizar apenas o que for necessário, gerando um equilíbrio entre utilização e descarte.

Para as empresas, a necessidade desse senso é clara: em muitas empresas a discrepância entre o que é adquirido e o que de fato é utilizado é muito grande. Como resultado as perdas geram desequilíbrio em todos os setores da empresa, sobretudo do ponto de vista financeiro e ambiental.

Por isso, esse senso ajuda as empresas a entenderem como utilizar os próprios recursos de forma inteligente, evitando o desperdício e priorizando o que realmente é necessário, sem faltas ou exageros.

2. Ordenação

No caso do senso de ordenação (seiton), o foco fica por conta da organizar de forma prática o ambiente e as ferramentas utilizadas pela empresa em seus processos. O objetivo é definir diretrizes que permitam organizar o trabalho e otimizar processos e, consequentemente, a gestão de tempo.

Sendo assim, o senso de ordenação define que cada coisa deve ter um lugar próprio e dedicado apenas para ele. Dessa forma, não se perde tempo nos processos tendo que lidar com coisas fora do lugar ou que não possuem um local específico no qual encontrá-la.

Um exemplo prático desse senso é entender o ambiente de trabalho como um grande arquivo organizado por ordem alfabética. Caso você precise de um arquivo específico, basta ir diretamente até o local no qual ele está localizado.

Mas já pensou se a organização do arquivo fosse feita de forma completamente aleatória? Você perderia muito tempo na busca do arquivo e talvez sequer iria encontrá-lo. Daí a importância do senso de organização, sobretudo nas empresas, onde processos estão altamente interligados e a otimização do tempo é sempre bem-vinda.

3. Limpeza

O senso da limpeza (seiso) já deixa clara a intenção no nome: é preciso que a empresa tenha a limpeza como uma de suas prioridades. No entanto, o objetivo aqui vai além do senso prático de limpeza, considerando também a sensação que um ambiente limpo é capaz de proporcionar.

Um ambiente de trabalho limpo e bem conservado inspira positivamente quem faz parte ou participa daquele ambiente específico. Mais do que isso, ambientes limpos proporcionam conforto e podem ser conservados dessa forma por ações pontuais, mas que fazem toda a diferença.

Por isso, nas empresas, é importante mais do que descartar o que não é necessário, é preciso sempre manter os ambientes limpos e os materiais utilizados bem conservados. Como resultado, isso gera a sensação de bem-estar, impactando não só os processos como também a produtividade.

4. Saúde e Padronização

Na questão comportamental, o senso de saúde e padronização (seiketsu) tem como foco questões relacionadas à saúde e ao bem estar comum das pessoas na empresa bem como a qualidade daquilo que é oferecido pela empresa.

Aqui entram todas as ações que tenham como objetivo transformar positivamente a saúde das pessoas na empresa, seja ela física ou mental. Além disso, neste ponto são importantes as questões relacionadas ao controle de qualidade da empresa, seja em relação ao produto ou serviço oferecido.

A princípio, pode não parecer que ambas as questões estão relacionadas, mas quando colocadas lado a lado, a qualidade do que é oferecido por uma empresa é diretamente impactada pela saúde das pessoas presentes nesse ambiente.

Portanto, o senso de saúde a padronização tem como foco atuar em duas frentes diferentes mas que estão intimamente relacionadas. Por um lado, entram as ações voltadas para a saúde e bem-estar. Por outro lado, entra a padronização de processos e o controle de qualidade.

5. Autodisciplina

Por fim, mas não menos importante, temos o senso de autodisciplina (shitsuke), que basicamente consiste em manter a disciplina ao longo de todo o processo. A melhoria contínua também é baseada no reforço e na manutenção de comportamentos positivos, e é justamente aí que a autodisciplina entra em cena.

Aqui, não estamos falando apenas dos funcionários, mas também da própria empresa em si, que deve incorporar essa mentalidade como parte da sua cultura. Neste sentido, a chave é o comprometimento em relação aos papéis de cada um e da própria empresa rumo ao desenvolvimento mútuo.

Como resultado, a adoção da autodisciplina também vai garantir a manutenção do programa 5S à longo prazo, uma vez que a continuidade de todas essas ações ao longo tempo exigirá exatamente isso: autodisciplina. Assim, a empresa mantém a rotina de forma prática e garante o trabalho conjunto rumo a um ambiente organizacional mais sustentável, organizado, limpo e que promove a saúde e a participação de todos.

Programa 5S na consultoria IEL-GO

Você já viu o que é Programa 5S e como ele é aplicado na prática, que tal implementar esse modelo de forma eficaz na sua empresa? No IEL GO você conta com consultoria especializada, com experiência e conhecimento quanto à metodologia 5S e suas aplicações práticas nas organizações.

A consultoria do Programa 5S do IEL oferece suporte especializado com o objetivo de ajudar as empresas a implementar e melhorar os princípios do 5S, visando a eficácia operacional, a qualidade, a segurança e o ambiente organizacional. Nosso processo de consultoria 5S, abrange as seguintes etapas:

• Diagnóstico e Avaliação Inicial;
• Planejamento da Implantação;
• Capacitação;
• Implementação dos Cinco Sensos;
• Avaliação da Implementação dos Cinco Sensos.

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