O que é Automação Robótica de Processos (RPA)?

A automação de processos já é uma realidade do mercado e permite que diversas empresas em diferentes setores consigam mais agilidade e eficiência em seus processos. Nesse sentido, a Automação Robótica de Processos (RPA) ajuda empresas a automatizar atividades repetitivas que geralmente seriam desempenhadas por humanos, otimizando toda a cadeia operacional.

Mas o que é e como funciona a RPA? No artigo a seguir você confere um pouco mais sobre a Automação Robótica de processos, sua implementação e os benefícios para a sua empresa.

Portanto, leia o artigo até o final para saber mais sobre esse tipo de automação.

O que é Automação Robótica de Processos (RPA)?

Em resumo, a Automação Robótica de Processos (do inglês Robotic Process Automation ou RPA) é uma estratégia que automatiza processos ao colocar bots e inteligência artificial encarregados de tarefas repetitivas. Essas tarefas, que geralmente seriam feitas por humanos, incluem atividades como extração de dados, preenchimento de formulários, geração de relatórios, gestão e controle de arquivos, entre outros.

O objetivo dessa estratégia é reduzir erros e aumentar a eficiência e agilidade operacionais, e também gerar economia de tempo e de recursos para as empresas. Além disso, esse modelo pode ser aplicado em diferentes tipos de empresa, independentemente do porte e do segmento de atuação.

Mas como isso funciona na prática? Basicamente, esses bots ou IAs são programados e configurados com base em regras e diretrizes específicas, podendo interagir com aplicativos e plataformas da mesma forma que um humano. Para entendermos um pouco melhor como funciona esse processo, vamos observar um exemplo prático: o preenchimento e gestão de formulários.

• Extração de dados: o bot abre os e-mails e busca pelos dados necessários;
• Interpretação das informações: a partir do conteúdo dos e-mails, o bot captura e interpreta os dados relevantes por meio do reconhecimento de texto;
• Preenchimento: com os dados relevantes capturados, o bot faz o preenchimento do formulário automaticamente.
• Armazenamento: uma vez feito todo o preenchimento, o próprio bot fará o encaminhamento do formulário, podendo também cuidar do armazenamento ou arquivamento, se for o caso.

Este é apenas um exemplo das diversas aplicações que a Automação Robótica de Processos pode proporcionar às empresas. Dito isso, surge a dúvida: como implementar essa estratégia com eficácia na empresa?

No tópico a seguir, discutiremos um pouco mais sobre as etapas de implementação do RPA na prática.

Implementação da RPA

Conforme vimos no tópico anterior, a RPA consiste em uma estratégia que visa utilizar bots e inteligência artificial para otimizar processos geralmente repetitivos e que necessitavam de recursos humanos. Mas como essa estratégia é implementada nas empresas?

Inicialmente, a implementação da Automação Robótica de Processos leva em conta diferentes etapas que darão base informacional e estrutural ao processo. Sendo assim, algumas das etapas chave do processo de implementação da RPA incluem:

Identificação de processos: nesta etapa, é feito um mapeamento e avaliação dos processos da empresa. O objetivo desta etapa é identificar quais processos necessitam e quais melhor se beneficiaram da iniciativa de automação. Por exemplo, se o seu setor financeiro gasta uma grande quantidade de tempo na emissão de faturas, esse é um processo que pode ser aprimorado por meio da automação.

Teste e desenvolvimento: já nesta etapa, a empresa fará testes de implementação, verificando quais soluções e softwares podem ser integrados aos processos da empresa. Caso a empresa possua a estrutura necessária, ela pode cuidar do desenvolvimento dos bots de automação. Caso contrário, também é possível contratar consultorias e serviços que implementem a RPA para esse processo de teste e possível contratação.

Implementação: uma vez finalizada a etapa de teste e desenvolvimento, os bots já podem ser implementados permanentemente nos processos da empresa. Assim como no caso da identificação de processo e de teste e desenvolvimento, essa etapa também pode passar por adaptações e mudanças, se necessário.

Monitoramento e controle: após o período de implementação, é necessário que a empresa também defina ferramentas de controle e monitoramento dos processos que foram automatizados. Mais do que monitorar performance, também é necessário comparar resultados e definir se o Retorno Sobre o Investimento foi satisfatório. 

Benefícios

Agora que vimos algumas das etapas chave da implementação da RPA, também se faz necessário falar sobre os benefícios que essa iniciativa traz para as empresas. A seguir, vamos conferir alguns dos principais benefícios que a Automação Robótica de Processos traz.

Flexibilidade

O primeiro grande benefício da RPA é a flexibilidade, já que essas ferramentas podem ser aplicadas a diferentes setores de uma empresa. Onde houver tarefas repetitivas e que geram processos mal otimizados a RPA pode atuar e aplicar modelos mais ágeis.

A flexibilidade da Automação Robótica de Processos também se aplica ao porte e o mercado das empresas que a implementam. Essa iniciativa pode ser aplicada desde empresas de pequeno porte no setor comercial até grandes empresas no setor da indústria, por exemplo.

Redução do retrabalho

Ao automatizar processos com o uso de bots, a empresa se torna capaz de reduzir em uma grande quantidade o número de erros e consequentemente de retrabalho. Isso porque erros humanos são comuns em processos repetitivos, por diferentes motivos: cansaço, carga de trabalho, atenção dividida, entre outros.

Com IAs programadas com regras e diretrizes específicas, a quantidade de erros é drasticamente reduzida. Como resultado, a empresa tem processos mais dinâmicos e acaba com interrupções na produção ou prestação de serviço ocasionadas por erros.

Integração

Assim como acontece no caso da flexibilidade, outro benefício multifacetado da RPA é a sua capacidade de integração com diferentes ferramentas e sistemas. A grande maioria das soluções de RPA são desenvolvidas com capacidade de integração com os principais sistemas utilizados pelas empresas, facilitando a sua implementação.

Dessa forma, a empresa tem uma preocupação a menos no que diz respeito a compatibilidade com as ferramentas que já utiliza. Além disso, os ganhos em otimização e produtividade também são melhor mensurados.

Rapidez e agilidade

Um outro benefício comum das soluções de RPA é sua capacidade de aumentar a rapidez e a agilidade nos processos nos quais é implementada. Além de proporcionar um processo operacional mais rápido, essas soluções também ajudam a trazer mais qualidade a esses processos.

Para empresas que desejam se manter competitivas e que possuem gestão com foco na inovação, essa rapidez e agilidade em processos pode se tornar um diferencial competitivo.

Além disso, as soluções em RPA são constituídas por tecnologias não-invasivas e de rápida implementação. Na prática, isso significa que essas tecnologias podem ser implementadas de forma rápida e simples, sem a necessidade de mudanças drásticas no modelo de negócio da empresa.

Escalabilidade 

Uma outra vantagem das soluções em RPA é sua capacidade de adaptação de acordo com a demanda, ou seja, de escalabilidade operacional. A depender da operação de uma empresa, a necessidade de ajustes de produção em torno da demanda do mercado se torna necessária, e soluções em RPA podem proporcionar isso.

Isso porque essas soluções oferecem possibilidade de aumentar ou reduzir a capacidade conforme a demanda, se adaptando de forma rápida às mudanças. Com isso é possível tanto projetar e escalar a produção com foco em crescimento quanto reduzir a capacidade operacional sem comprometer a estrutura no processo.

Economia

Por fim, mas não menos importante, a economia é outro benefício muito atrativo para as empresas no que se refere a soluções de RPA. Em suma, essa estratégia traz economia de duas formas diferentes.

• De tempo: as tarefas repetitivas e que demandam do seu time são drasticamente reduzidas, economizando o tempo gasto.
• De recursos: os gastos com pessoal e retrabalho são drasticamente reduzidos, gerando também economia financeira e garantindo o retorno sobre o investimento.

Para concluir, uma outra vantagem nesse sentido é o rápido retorno sobre o investimento (ROI), já que essas ferramentas conseguem ser implementadas rapidamente. Consequentemente, a empresa conseguirá obter resultados muito mais rápido, o que significa que o investimento aplicado também retornará de maneira igualmente célere.

Agora que você já sabe tudo sobre soluções em RPA, você já pode começar a implementar essas soluções na sua empresa. Se surgirem dúvidas nesse processo, sua empresa pode sempre contar com a Consultoria IEL para auxiliar na implementação e no suporte em torno dessas e outras soluções de tecnologia e desenvolvimento empresarial.

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